Ultimamente temos acompanhado uma série de notícias veiculando a prorrogação do prazo legal de implantação do eSocial, e mesmo que tenhamos uma informação oficial de postergação, isto de fato não deverá trazer alívio para as empresas.
Pela experiência da ASIS Projetos (consultoria altamente especializada em SPED), adquirida ao longo de mais de 100 projetos desenvolvidos em eSocial, e que vem acompanhando desde o início as evoluções e diretrizes da obrigação, salienta que é importantíssimo que as empresas que não iniciaram o projeto liguem o “sinal de alerta”.
Independentemente de o prazo ser prorrogado ou não (prazo oficial disponibilizado pelo Governo até o momento: setembro/2016), existem uma série de fatores críticos que serão elencados a seguir e vale também destacar que diversos clientes da ASIS que iniciaram o projeto em 2015 (e até mesmo 2014) ainda não estão 100% aptos para atender todas as premissas envolvidas, dada a complexidade que envolve não só o projeto de consultoria, mas a necessidade de correções internas de processos, sistemas, base cadastral, além de adequações culturais e organizacionais.
De fato, o eSocial nada mudou na Legislação Trabalhista, Tributária e Previdenciária em vigor, mas é relevante salientar que trará à tona e evidenciará inconsistências de processos internos, o que acarretará em penalidades para as empresas e que, em sua maioria, não têm sequer dimensão dos impactos financeiros que poderão ocorrer.
Em outras palavras é um projeto de altíssima criticidade, uma vez que envolve mapeamento de processos de diversas áreas, tanto estratégicas como operacionais das empresas.
E mais do que mapear é necessário realizar todo o plano de ação de correção, que impactará consideravelmente no modus operandi de atividades diárias. Vale destacar que, em muitos clientes da ASIS Projetos, detectamos a necessidade de reavaliação de uma quantidade considerável de políticas internas, a mudança de mindset é algo doloroso e custoso para as empresas, uma vez que envolvem pessoas com processos já utilizados há muito tempo e que vem sendo executados de uma forma que não atenderá às exigências do Governo Federal e que ficará evidenciado através do SPED eSocial.
Apenas para demonstrar a situação exposta acima, o excesso de obrigações acessórias conseguiu travar ações e processos das empresas durante mais de uma década.
Esse travamento, muitas vezes não permitiu, por exemplo, ao SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho) da empresa analisar todo seu envolvimento com outros Departamentos da empresa:
– Recursos Humanos no pagamento ou não dos adicionais de periculosidade ou insalubridade;
– Departamento Jurídico nas defesas via PPRA ou PCMSO ou até nas interpretações de Laudos Técnicos.
Sabemos que o Ministério do Trabalho e Emprego – MTE tem fiscalizado com bastante vigor a manutenção da cota mínima exigida legalmente para Deficientes e Aprendizes, será que as empresas estão realmente atentas a tais cotas?
Lembre-se que a multa pode chegar a R$ 214.000,00 (duzentos e quatorze mil reais).
Estes são apenas alguns exemplos críticos de multas que poderão ser diagnosticadas com um mapeamento consultivo baseado em fundamentos legais, serviço que a ASIS desenvolve em diversos segmentos e variados portes de clientes.
Além das possíveis alterações de processo, a empresa terá ainda o impacto sistêmico, pois estes deverão estar adequados ao layout. Temos notado que muitas empresas não estão preparadas ou não possuem sistemas para controle de algumas informações necessárias e em muitas vezes até básicas.
De um modo geral, a ASIS Projetos entende que as empresas devem avaliar a prorrogação do prazo como uma oportunidade para que possam ir se preparando não só para a obrigação acessória em si, mas efetivamente para um aumento de qualidade, oportunidades de melhoria e redução de custos, além de diagnosticar e corrigir inconformidades com a legislação trabalhista e previdenciária.
Poderíamos criar uma infinidade de situações de risco, sem falarmos em eSocial. Fica a questão: Será que sua empresa precisa realmente aguardar este SPED para iniciar a mudança?
Sobre os Autores
Jair Souza é Consultor Trabalhista Previdenciário da ASIS Projetos.
Juliana Carvalho é Coordenadora Trabalhista e Previdenciária da ASIS Projetos.
Leandro Higa é Gerente de Projetos da ASIS Projetos.
